La Dirección del Trabajo, en Ordinario N°408 aclara que la Resolución Exenta N°38 (26.04.2024) NO prohíbe la geolocalización en los sistemas de registro de asistencia de los trabajadores, pero sí prohíbe usar aquella información para impedir que el trabajador marque cuando está fuera del lugar convenido.
Por lo tanto, se puede geolocalizar a un trabajador que registra asistencia de tal modo, pero si aquella información arroja que no se encuentra en el lugar de trabajo acordado, no es razón suficiente para bloquear su sistema de registro.
Contexto: Una empresa consultó si podía implementar un sistema electrónico de asistencia con geocerca que rechazara las marcaciones hechas fuera del lugar de trabajo, y si podía sancionar a los trabajadores en esos casos. Partía de la premisa de que la normativa impedía incluso verificar la ubicación del trabajador, sin embargo, la DT corrigió esa premisa.
Entonces, ¿qué se puede hacer con la información de registro?
• Capturar y conservar la ubicación geográfica de cada marcación (art. 53 de la Resolución Exenta N°38, que además exige conservar los registros de posicionamiento por cinco años).
• Comparar las coordenadas con el lugar convenido y registrar la distancia o discrepancia.
• Generar alertas y reportes de excepción por local, trabajador o distancia.
• Contrastar los datos con turnos y asignaciones, y pedir explicaciones al trabajador cuando haya discrepancias.
Todo esto debe estar previamente incorporado en la normativa interna de la Empresa, ser conocido por los trabajadores y respetar la finalidad, la proporcionalidad y la protección de datos personales de los mismos.
¿Qué se encontraría prohibido hacer?
• Bloquear la marcación porque el trabajador está fuera del perímetro (artículos 38, 53 letra c) y 58 letra k) de la Resolución Exenta N°38).
El bloqueo de equipos o aplicaciones de marcación constituye una infracción del empleador.
• Obtener una autorización excepcional para hacerlo. La DT fue categórica: la autorización excepcional solo opera para plataformas que cumplen íntegramente las exigencias, y no sirve para exceptuar una prohibición expresa en favor de un empleador determinado.
• Aplicar una sanción automática al Trabajador que se encuentra fuera del perímetro convenido, sin revisión previa de las circunstancias del caso.
La lógica es que el registro debe reflejar lo que el trabajador efectivamente hizo, sin perjuicio de la revisión posterior de su regularidad. La geocerca sirve para constatar y alertar, no para actuar como una barrera de registro.
¿Es posible aplicar sanciones al Trabajador?
La Resolución no impide ejercer las facultades disciplinarias del empleador, pero con ciertas condiciones:
• Según el artículo 32, nadie puede ser sancionado por uso incorrecto del sistema si esa conducta no estaba prevista previamente en el reglamento interno (o en el contrato o anexo, cuando corresponda) y comunicada a los trabajadores.
• Una marcación deliberadamente falsa o contraria a instrucciones válidas puede investigarse y, si se acredita, sancionarse.
• La ubicación fuera del perímetro no es, por sí sola, prueba concluyente. Puede deberse a fallas de precisión del GPS, labores en terreno, traslados autorizados o cambios del lugar de trabajo.
• La decisión debe basarse en antecedentes verificables, permitir que el trabajador explique la situación y respetar la proporcionalidad del caso concreto.
¿Qué deberían revisar las empresas que han implementado un registro de asistencia con geolocalización?
• La configuración del sistema permita siempre registrar la marca, aunque genere una alerta.
• El Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad describa el uso de la geolocalización, las alertas y las consecuencias del uso indebido.
• Autorización o consentimiento firmado por los trabajadores de registrar asistencia del modo en cuestión, en virtud de la protección de sus datos personales.
• Un procedimiento de revisión que dé al trabajador la oportunidad de explicar las discrepancias del caso, de existir.
• Tratamiento de los datos de ubicación respete la finalidad y proporcionalidad del registro, y que estos se conserven por los plazos legamente establecidos.
