Firma electrónica en notarías

El inicio de una serie de discusiones relativas al uso de medios electrónicos en el ejercicio de la función notarial, dio lugar a que por Acuerdo de fecha 23 de febrero de 2021, el pleno de la Corte Suprema se pronunciara sobre el uso de herramientas tecnológicas por parte de las Notarías del país, para lo cual decretó las siguientes instrucciones:

1. Los Notarios pueden utilizar los dispositivos de firma electrónica avanzada en forma personal e intransferible. Su uso está limitado a los días y horarios de funcionamiento de su oficio y dentro de su territorio jurisdiccional. Lo anterior les permite emitir copias autorizadas de los documentos con firma electrónica avanzada, al igual que los Conservadores de Bienes Raíces, Archiveros Judiciales, entre otros, lo que permite una rápida y eficaz circulación de dichos documentos, con el mismo valor que su versión impresa y manteniendo la fe pública necesaria.
2. Las escrituras públicas, sólo se pueden firmar en forma presencial ante el Notario respectivo, como indica el Código Orgánico de Tribunales.
3. Respecto a los instrumentos privados se permite el uso de medios telemáticos, para lo cual se distinguen dos situaciones:
   a) Firma ante notario: Conforme a lo indicado por la Corte Suprema, es posible estampar una firma ante Notario en forma semipresencial a través de una videoconferencia, video llamada o medios análogos, las que deben garantizar que el Notario pueda dar fe del conocimiento o identidad de quienes firman.
   b) Autorización de firmas no presenciales: Los Notarios pueden autorizar las firmas no presenciales en instrumentos privados, cuya autenticidad le consta al Notario, para lo cual se permite el uso de bases de datos o plataformas tecnológicas que permitan verificar la autenticidad de sus firmas.
4. Respecto a las letras de cambio y pagarés, su endoso y protestos, atendida su naturaleza jurídica y características especiales que requieren materialidad, literalidad y autonomía, no se permite el uso de firma electrónica en ningún caso.
5. Por último, se reitera la regla general que los Notarios y las actuaciones que se realizan ante un dicho ministro de fé, sea presencial o por vía telemática, sólo se pueden llevar a cabo dentro del territorio donde el Notario es competente.