Con motivo de la contingencia sanitaria del Coronavirus Covid-19, por la cual está atravesando el mundo, la Comisión para el Mercado Financiero dictó normativa a fin de facilitar la implementación de medios tecnológicos y mecanismos a distancia, tanto en Juntas de Accionistas como en Sesiones de Directorio.
A pesar de que la Ley Nº 18.046, sobre Sociedades Anónimas, contempla instancias para que un director participe en las sesiones de directorio sin encontrarse presente, si está conectado simultáneamente a través de medios tecnológicos autorizados por la CMF (lo que se regula en la Circular Nº 1.530), no contempla que todos estén conectados simultáneamente ni la posibilidad de firmar el acta por medios electrónicos.
Frente a las medidas adoptadas por las autoridades de salud para prevenir el contagio del Coronavirus, la CMF emitió la Norma de Carácter General Nº 434, autorizando el uso de firma electrónica en las actas de directorio, siempre que cumpla con las condiciones de la Ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación.
En aquellos casos que no se opte por la firma electrónica avanzada, el mecanismo empleado deberá ser acordado previamente por el directorio. Además se debe dejar constancia, al incorporar el acta al libro respectivo, que la firma electrónica corresponde al director que ahí aparece.
Para las Juntas de Accionista, la Ley de Sociedades Anónimas contempla sistemas que permitan el voto a distancia, con autorización de la CMF. La Norma de Carácter General Nº 273 sólo señalaba que éstos debían cumplir con los requisitos de autenticidad, control de acceso, confidencialidad, integridad y no repudio contenidos en la Norma de Carácter General Nº 114, sobre seguridad mínima en el uso de sitios web para comercio electrónico de valores de oferta pública.
Con el objeto de dar una solución para las próximas Juntas de Accionistas que están agendadas en estas fechas, la CMF emitió la Norma de Carácter General Nº 435, la cual autoriza que éstas empleen medios tecnológicos para la participación y votación a distancia, con los siguientes requisitos:
1. Corresponde al directorio de la sociedad implementar los sistemas y procedimientos para acreditar la identidad de los accionistas que participen a distancia, o de sus apoderados, así como la reserva de los votos y escrutinio.
2. Las citaciones deberán incluir la declaración que se permitirá la participación y votación a distancia, con indicación del mecanismo contemplado para ello.
3. En el registro de asistencia deberán ingresarse los antecedentes de los accionistas que hayan utilizado estos mecanismos, y demás antecedentes dispuestos en la ley y su reglamento.
Esta norma se complementa con el Oficio Circular Nº 1.141, que autoriza expresamente a todas las sociedades anónimas abiertas y demás entidades sujetas a la fiscalización de la CMF, a implementar este mecanismo tanto para los accionistas como para los demás asistentes que deban comparecer a dicha junta, aún cuando no esté contemplado en sus estatutos, siempre que se cumpla con los requisitos señalados.
Finalmente, el Oficio Circular señala que en aquellos casos que, por limitaciones de autoridad o por no contar con los medios necesarios, resulta imposible celebrar la Junta de Accionistas en tiempo, la sociedad podrá invocar razones de fuerza mayor para suspender o postergar la realización de la junta respectiva, lo que será evaluado en su mérito por la CMF.
