El día 17 de noviembre pasado, la Comisión para el Mercado Financiero (CMF) publicó la Norma de Carácter General número 450 (NCG 450), en la cual entrega nuevas instrucciones para efectos de la asistencia remota a las sesiones de directorios de sociedades anónimas cerradas fiscalizadas por la CMF, especiales y abiertas. Con la NCG 450, se deroga la anterior circular 1530 del año 2001.
I. MEDIOS TECNOLÓGICOS AUTORIZADOS
La CMF no ha entregado un listado de los medios permitidos, sino que ha listado las características que éstos deben reunir para entenderse autorizados para la participación remota en sesiones de directorio. Estos son aquellos sistemas de transmisión y recepción bidireccional de sonidos, imágenes o información, que permita la interacción de los directores en tiempo real, de manera simultánea y permanente, independiente si se emplea línea física, radioelectricidad, medios ópticos, sistemas electromagnéticos o de otra naturaleza.
En este punto, el énfasis está puesto en la necesidad que la comunicación “permita la interacción de los directores en tiempo real, de manera simultánea y permanente”, sin importar si dicha comunicación incluye sonidos, imágenes o información o una combinación de ellos. Por lo anterior, resulta igualmente válida una conferecia telefónica o una videoconferencia.
II. DEBERES DEL DIRECTORIO, DEL GERENTE GENERAL Y DE LA SOCIEDAD
En virtud de los deberes y derechos establecidos en la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas, y su reglamento, la CMF estableció que:
1. Toda sociedad anónima debe contar con al menos un sistema que permita a los directores ejercer su derecho a asistir a las sesiones de directorio de manera remota.
Ese sistema debe ser puesto por la sociedad a disposición de los directores, secretario del directorio o quien haga sus veces, sin costo para ellos. Lo anterior, independiente que las sesiones se celebren de manera física, virtual o mixta. Para efectos del lugar de celebración de la sesión, debe entenderse por domicilio social, tanto el domicilio legal de la sociedad como aquel virtual conformado por la concurrencia de los distintos sistemas y medios que la sociedad haya puesto a disposición de los asistentes, de conformidad a la presente normativa.
En este punto, se plantea una solución al problema del domicilio social para aquellas sesiones convocadas y sostenidas exclusivamente por medio de un soporte digital, en la cual no se podría declarar que los participantes se encuentran reunidos en un lugar físico común. En este caso, la CMF plantea que entonces, se debe entender, para efectos formales, que el soporte digital es “aquel lugar” en que se reúnen. Lo que también supone que no se requiere la presencia física de ninguno de los participantes en el domicilio social, por ejemplo.
2. El gerente general, o al secretario del directorio, si corresponde, debe comunicar a cada director con la debida antelación, la forma y horarios en que tales sistemas estarán disponibles para ese efecto, debiendo además proveerles de la información y documentación que los directores necesiten para efectuar sus deliberaciones y definiciones sobre todas y cada una de las materias que serán tratadas en la sesión respectiva, ya sea de manera física o electrónica.
3. Corresponde al presidente, o quien haga sus veces, y al secretario del directorio certificar que el o los sistemas de asistencia remota estén habilitados permitiendo a todos los directores asistir y participar, que estén comunicados durante toda la sesión de manera simultánea y permanente, y la identidad de quiénes emplearon tales sistemas para participar.
4. El presidente, o quien haga sus veces, y el secretario del directorio, deben consignar en el acta dicha certificación.
5. Las deliberaciones y acuerdos de cada sesión deben constar en un acta almacenada en medios físicos o digitales, que garanticen su fidelidad e integridad, que debe ser suscrita por todos los directores que asistieron a la sesión mediante mecanismos que den certeza respecto a la autenticidad de las firmas de esos directores. Cada acta debe constar en un solo documento suscrito por todos los directores de manera física o mediante firma electrónica, sea ésta simple o avanzada, no pudiendo suscribirse por unos de manera física y por otros con firma electrónica.
